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这是一个临时的季节性职位，每周工作时间最多为40小时，约为六个月，偶尔可能有补偿时间和带薪假期。
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招聘截止日期：2024年2月23日
初步面试日期：
2024年2月26日至3月1日
预计开始日期：
2024年3月25日
定义：
在一般监督下，为管理和部门人员执行各种常规到中等难度的行政客户服务、会计、数据库支持和办公支持职责；撰写和准备信函；作为客户电话的第一联系人；向公众和员工提供信息；为与预算、合同和部门计划管理有关的各种任务提供援助；履行指派的其他职责。
接受和行使的监督：行政助理直接向区域经理汇报。对经验较少的员工进行技术和职能指导，并提供培训。
类别特征：行政助理担任机密职位，独立执行各种常规到中等难度的行政、客户服务、会计、数据库支持和办公支持职责。该级别的职位在其分配的任务中具有判断力和主动性，在新的或不寻常的情况下只偶尔接受指导或协助，并完全了解区域的操作程序和政策。
职责：
以下是可能执行的职责示例。省略特定职责并不排除其属于该职位，如果工作类似、相关或逻辑分配。
1. 及时准确地处理每月收入和支出，并将其输入会计软件。
2. 及时准确地对账单和转账进行对账，为财年开始时准备预算录入。
3. 每年根据审计人员的要求汇编所有所需项目，如要求的日记账、支票、发票、资本资产等。
4. 执行分配部门运营中涉及的各种专业和行政职能；研究、优先处理和解决进来的问题和关切；提供信息并处理可能需要敏感性和独立判断的问题。
5. 协助准备部门/分部年度预算；在财年内提供成本估算和预算分配建议；更新和维护各个项目的进度付款电子表格；平衡预算账户。
6. 准备和处理各种发票和报销款项；将付款信息输入数据库系统；管理专业服务和项目的采购申请和变更订单；发布采购订单；创建支票申请；打印收据；检查付款的数据库信息和日期；将发票转交给财务部门付款；处理和对账区域信用卡付款；研究和编制统计记录和财务数据。
7. 制作各种文件和函件，包括列表、备忘录、信函、信封、表格和报告。
8. 组织、添加和删除区域的文件系统中的材料。
9. 了解计算机和计算机软件程序等现代技术。
10. 在秘书不在时，充当接待员，接听电话，接待和引导访客；回答有关机构运营的问题或转交给适当的人；接受服务请求和投诉，准确获取所有必要信息并转交给适当的人。操作各种办公设备。
11. 履行其他工作职责。
12. 必须保守机密。
理想的资格：
知识：
- 文字处理、工资单、会计软件（QuickBooks）、电子表格、数据库软件、电子邮件和互联网。
- 索引规则和文件系统，包括字母、时间、数字和主题区域。
- 商务英语，包括拼写、标点符号、语法、大写和用词。
- 办公设备的操作和使用，包括计算机、计算器和复印机。
- 记录保留和文书监控程序。
- 现代办公程序和实践，包括正确的电话礼仪。
- 基本的簿记程序。
- 财务账户对账。
- 州和地方政府的组织结构。
- 算术。
能力：
- 能够口头和书面有效地沟通，理解并执行口头和书面指示。
- 接受上级人员的任务分配。
- 能够在有限的监督下操作个人计算机和相关软件以及其他办公设备。
- 阅读、理解和遵守政策和程序。
- 为准确和完整进行校对和审查工作。
- 访问和利用计算机化记录保留系统中的数据和打印输出。
- 优先处理和路由进出邮件。
- 与经理、员工、董事会成员、官员和公众进行清晰有效的沟通。
- 进行算术计算。
- 准备和处理应付账款。
- 对账单、总基金和财务报表进行对账。
- 准备请购单。
- 必须准时上班，避免旷工；有时需要周末工作或非工作时间工作。
- 必须保守机密。
教育背景：高中毕业或同等学历，有一些大学会计课程的优先考虑。
经验：担任行政助理或相关办公室经验三年以上，执行广泛的文书和会计职责。
理想情况：大学学位、会计证书和/或有会计软件程序（QuickBooks）经验。
录取后体检：
合格的医生必须证明候选人在身体上能够胜任该职位的职责，并且经过药物筛查确定不含非精神活性大麻代谢物。自2024年1月1日起，将通过不筛查非精神活性大麻代谢物的方法进行雇前药物筛查。职位录取后的体检和药物筛查应由区域指定的合格医生和/或实验室进行，并由区域支付所有费用。
职能要求：
至少有一只眼睛矫正视力。至少有一只耳朵辅助听力。
能够以英语进行有效的口头和书面沟通。能够经常坐长时间。
能够定期进行与办公设备、计算机使用和接听电话相关的重复动作。
能够偶尔弯腰和屈膝进行文件归档活动。能够定期举起重量为25磅的物体。
能够定期伸手过头。
特殊说明、许可证或要求：
许可证：
任命时必须持有有效的加利福尼亚州驾驶执照，并在此类职位的整个就业期间保持良好的记录。必须始终能够获得区域保险公司的保险。
工作条件：
可能接触农药、传染病和其他健康危害、恶劣天气条件以及来自敌对个人的言语侮辱行为。
区域保留根据其自行决定的权利对工作职责、资格和要求进行修改、删除、增加或补充。
西北蚊虫和媒介控制区是一个机会均等的雇主。为了遵守《美国残疾人法案》，区域将为合格的残疾人提供合理的住宿，并鼓励潜在员工和现有员工与雇主讨论潜在的住宿需求。在选择过程中可能需要住宿的残疾候选人必须在测试日期前至少提前72小时通知人力资源部门。
注意：本职位公告的规定不构成明示或暗示的合同。任何规定均可在不事先通知的情况下进行修改或撤销。 
洛杉矶