概述
关于工作 NFB GTG - TIER 2 - 文件控制协调员
职责
- 负责与项目文件管理相关的所有协调工作。
- 负责项目信息系统内所有技术文件的记录和控制。
- 负责文件管理系统中所有更新和多学科的协调。
- 为项目负责人和项目管理团队提供全面的秘书、行政和后勤支持，包括时间管理、内部和外部通信以及项目招标和执行阶段的文书工作。
- 主要职责：确保公司政策和程序关于公司文件记录和数据的管理、归档和保留的正确遵循。
- 为项目负责人和项目管理团队提供完整的通信服务，必要时转发通信并在适当情况下起草回复。
- 从SAP、Access和相关数据文件中组织和检索数据，并在SAP和/或其他公司系统中相应更新记录。
- 提供时间管理日记，并确保项目负责人为计划会议做好充分准备。
- 根据项目负责人和项目管理团队的指示准备备忘录/通信，包括工作流程和其他文件。
- 与承包商对口人员协调沟通以组织会议和现场访问。
- 维护记录/文件，补充文具并安排办公设备的服务。
- 协调和管理承包商提供给公司项目管理团队人员的任何培训。
- 协助项目管理团队准备任何临时报告和管理信息，以满足内部和外部要求。
- 与项目组织各级信息提供者联系，以确保及时提供满足整体项目报告目标所需的信息。
- 根据需要准备项目管理会议记录。
- 协调管理报告和演示文稿的图形服务提供。
- 监督、联系并协调各项目人员准备管理演示材料。
资格
- 经验和资格：
- 至少中学（12年）和秘书职业培训，加上在知名公司担任类似职位的8年经验。
- 良好的英语书写和口语能力。
- 高级键盘和电脑技能，包括微软办公软件应用（Word、Excel和PowerPoint）。
- 熟悉SAP的使用和录入。
- 能够准备高标准的英语报告和演示文稿。
- 良好的沟通、规划和组织能力。
- 能够独立和主动地处理工作。
