行政和客户服务助理（远程+办公室）职位于Molaprise。纽约，纽约。职位描述
职位描述
Molaprise正在寻找一名行政助理和客户服务助理加入我们位于纽约的团队。我们是一家位于纽约市的小型但正在成长的科技公司。该职位的理想候选人应能够管理行政职能并处理多项职责（人力资源/行政和客户服务职能），并具有强烈的细节关注能力。我们正在寻找一个高效且能够在支持高管、人力资源和客户服务职能的同时进行多任务处理的人。如果您足智多谋、全能，并且能够在没有日常指导的情况下主动承担责任，请考虑以下我们的要求：
1. 邮件、电话、日历管理和会议协调
2. 客户服务和客户请求支持
3. 邮件和通信：
4. 行政人力资源支持：
5. 高管协助：
6. 报告和文档：
7. 问题解决：
职责
• 协助制定和整合支持和促进所需组织文化和未来目标的政策。
• 每日支持高级管理人员涉及广泛的活动，以确保其运营顺利。以下是您在此角色中将包括的关键活动概述：
• 监控和管理高管的电子邮件收件箱，包括优先处理、回复常规邮件和标记紧急消息。
• 对电子邮件进行分类和整理，以简化高管的回复和行动。
• 必要时代表高管起草和发送电子邮件。
• 维护和更新高管的日历，包括预约、会议和重要截止日期。
• 安排会议、面试和活动，同时考虑高管的可用性。
• 向所有相关方发送日历邀请和提醒。
• 协调并安排高管的内部和外部会议。
• 提前准备会议议程和材料。
• 根据需要安排会议场地、电话会议或视频会议设施。
• 与高管一起参加会议，做笔记，并跟进行动项目。
• 作为客户查询和请求的主要联系人。
• 及时回复客户沟通，解决他们的需求和疑虑。
• 协调并跟进客户请求，确保及时解决。
• 在所有互动中保持高水平的专业性和客户满意度。
• 接听和筛选高管的电话，处理常规查询并转接重要电话。
• 记录信息并确保高管及时收到重要的电话详情。
• 管理收发邮件、包裹和快递服务。
• 代表高管准备和发送邮件、文件和包裹。
• 确保通信有序、跟踪并适当归档。
• 协助各种行政任务，如数据输入、文件准备和归档。
• 保持办公用品库存，并根据需要订购新用品。
• 协助旅行安排，包括预订航班、住宿和交通。
• 主动支持高管的日常任务和优先事项。
• 预见高管的需求，协助时间管理，并帮助优化他们的工作流程。
• 在处理敏感信息时保持保密性和谨慎性。
• 根据高管要求准备报告、电子表格和演示文稿。
• 维护与客户互动和会议相关的记录和文档。
• 汇编和总结信息供高管审阅。
• 解决工作日中可能出现的意外问题和挑战。
• 在员工招聘和入职期间提供人力资源职能支持，工资单、工时表管理（ADP），管理日程，协作并执行职责。
• 与其他团队成员合作寻找解决方案，确保无缝运营。
• 这些活动共同确保高级管理人员获得全面支持，使他们能够专注于战略任务并实现其职业目标。
• 协助和协调旅行
• 有效的沟通、组织和适应能力是成功的关键。
• 记录重要电话并根据需要跟进。
资格
• 优秀的人际交往能力；优秀的沟通能力，包括口头、书面和电话技能
• 能够在压力下独立工作。能够管理多个复杂任务，能够管理机密信息
• 能够独立和与虚拟团队协作工作。
• 优先考虑有4年经验者
• 具有Microsoft Outlook、Office365套件和CRM的经验。
• 该候选人还将提供业务和行政支持，并承担多种角色以支持团队。
• 优先考虑在快节奏的办公室环境中管理任务的经验。
• 至少4年担任行政或执行助理、人力资源支持或客户服务助理。
• 非常擅长分析和安排人力资源数据。
• 深入了解人力资源原则、职能、方法和最佳实践
• 对研究方法和分析有扎实的理解
公司描述
Mola Group Corporation（“Molaprise”）是一家总部位于纽约的信息技术咨询和服务公司，服务于金融、投资公司和美国公共部门机构，以及中小市场和企业公司。我们是专注于网络安全、云和系统集成的战略家、顾问和业务技术解决方案提供商。
欲了解更多信息，请访问：
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Molaprise是一个平等机会雇主。在Molaprise的就业机会基于个人的资格和履行特定职位基本职能的能力。所有就业机会均不考虑种族、宗教、性别、怀孕、分娩或相关医疗状况、国籍、年龄、退伍军人身份、残疾、遗传信息或法律保护的任何其他特征。
要了解更多关于联邦法律下的歧视保护的信息，请访问：（获取Acrobat Reader）
如果您在使用我们的在线系统时遇到困难，并且由于残疾需要在求职过程中提供便利，请发送电子邮件至humanresources@molaprise.com以获得帮助。公司描述
Mola Group Corporation（“Molaprise”）是一家总部位于纽约的信息技术咨询和服务公司，服务于金融、投资公司和美国公共部门机构，以及中小市场和企业公司。我们是专注于网络安全、云和系统集成的战略家、顾问和业务技术解决方案提供商。
欲了解更多信息，请访问：
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Molaprise是一个平等机会雇主。在Molaprise的就业机会基于个人的资格和履行特定职位基本职能的能力。所有就业机会均不考虑种族、宗教、性别、怀孕、分娩或相关医疗状况、国籍、年龄、退伍军人身份、残疾、遗传信息或法律保护的任何其他特征。
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