职位编号：61398
职位类别：
部门及科室：多伦多应急管理，多伦多应急管理特别项目
工作地点：703 Don Mills Road, Toronto, M3C 3N3
职位类型及期限：临时，全职（10个月）空缺
薪资：$63,419.00 - $80,823.00，TX0003及工资等级4
工作时间信息：周一至周五，每周35小时
隶属关系：非工会
开放职位数量：1
招聘期限：2026年1月27日 - 2026年2月5日
您是否是一位积极、乐观且适应性强的团队合作者，拥有多样化的行政技能？您是否在快节奏的环境中处理高调问题和项目时表现出色？多伦多应急管理（TEM）团队正在寻找一名以行动为导向的行政专业人员加入我们的团队。
多伦多市将在2026年夏季共同主办2026年国际足联世界杯，这是参与此次历史性事件应急管理规划的一个激动人心的机会。
向TEM经理汇报，行政助理2将在2026年国际足联世界杯活动的准备和执行中为TEM团队提供关键支持。
该职位还将支持TEM团队在市内举办的特别活动，并与合作部门和机构的部门和科室代表合作。
主要职责：
- 执行与TEM团队运营相关的各种行政职责和文书工作。可能为指定员工提供工作指导和培训。
- 对人员和其他机密信息保持谨慎和保密。打字信件，包括机密性质的信件。
- 处理预约安排，确保提供适当的信息。
- 进行背景研究并检索有关各种问题的信息。
- 筛选、审核和优先处理来信，处理信件并发起回应。
- 确保请求的跟踪和跟进得到维护并按时完成。
- 监控和控制部门的工作流程，确保遵守相关政策。
- 与各级员工、民选官员和公众联系并交换信息。
- 准备和处理各种文件/统计摘要/报告，需对数据进行评估和分析。起草信件，撰写和打字信件和备忘录，并转发或回复信件。
- 检查工作是否准确并符合法规、政策和程序，在签署前纠正/解决未完成/不正确的项目。
- 操作各种办公设备和计算机，使用多种桌面应用程序和公司系统。准备演示材料，使用详细的布局和格式。
- 协调和维护复杂的记录/检索系统。维护供应品和库存。
- 利用对程序、法规、标准等的深入了解，回应高级员工、公众、机构和其他政府级别的查询和投诉，并记录详细信息。
- 协助部门的预算管理。管理零用现金。
- 协调会议、活动和日程安排。根据需要记录/转录会议记录。
- 持续了解市政事务、部门行政系统和程序、科室组织结构及主要活动，以提供有效的行政协助。
- 准备和组织市议会材料（包括机密事项）、背景资料和简报。格式化委员会报告以供签署。
关键资格：
- 在为高级管理层提供行政支持、处理广泛的行政事务、标准办公实践和程序方面具有丰富经验。
- 在起草会议议程、准备会议材料、记录会议记录和协调相关会议后续活动方面具有丰富经验。
- 在处理复杂文件/报告和机密材料/信息方面具有经验，能够在处理高度机密的运营事务和与管理人员打交道时行使独立判断和谨慎。
- 熟练使用包括Microsoft Office套件（如Outlook、Word、PowerPoint、Excel）在内的多种软件包，准备信件、演示文稿、创建统计报告和图表，涉及组织、分析和报告数据。
- 在准备和起草标准信件、报告方面具有经验，包括编辑复杂报告、信件、图表、表格、演示文稿和提交给市议会和委员会的报告的布局和格式。
- 在应急管理、应急服务、市政府业务程序或相关工作环境中具有行政经验者优先。
- 能够创建内容并维护部门网站，并作为网站查询的主要联系人。
- 具有高度发展的客户服务和人际交往能力，能够在所有组织级别，包括政治级别、公众和外部机构中有效地进行口头和书面沟通，以高效、谨慎和外交的方式进行沟通。
- 具有优秀的组织和时间管理能力，包括注重细节，能够设定优先级、按时完成任务并处理冲突的优先事项和工作要求。
- 具有很强的分析和解决问题的能力，能够处理敏感问题。
- 能够在高压、高量的团队环境中独立有效地工作，优先安排工作计划，并在时间范围内完成分配的任务。
- 必须具有资源丰富、灵活、适应性强，并具备高度的常识和主动性。
- 必须灵活应对高峰期的长时间工作，并能够根据需要在周末和晚上工作。
多伦多市员工有资格申请发布的职位机会，但不能同时担任两个不同的职位。要被考虑为该职位的申请者，您必须在在线申请表中表明您是“当前多伦多市员工”，并提供您的“员工编号”。
公平、多元化和包容性
本市是一个平等机会的雇主，致力于创造一个反映我们服务的多元化居民的包容性工作场所文化。了解更多关于本市对就业公平的承诺。
住宿
多伦多市致力于创建一个无障碍和包容性的组织。我们致力于提供符合《安大略省残疾人无障碍法案》（AODA）的无障碍就业实践。如果您在招聘过程的任何阶段需要受《法典》保护的住宿，请在联系时告知我们，我们将与您合作以满足您的需求。申请过程中的与残疾相关的住宿可根据要求提供。了解更多关于本市的招聘政策和住宿流程。
