虚拟行政助理

职位描述： 职位：虚拟行政助理 地点：阿联酋迪拜（远程） 雇佣类型：全职 经验水平：中级 ⸻ 关于客户 我们的客户是一家总部位于迪拜的数字化转型咨询公司，致力于帮助组织应对数字时代的复杂性。凭借深厚的行业洞察力、战略思维和尖端技术（云计算、人工智能、机器人流程自动化、数据分析），该公司与中东和北非地区的企业合作，以转变运营、提升客户体验并解锁新的增长模式。通过对可衡量成果和创新的承诺，他们帮助迪拜及其他地区的企业和政府实体在数字优先的世界中实现现代化、扩展和繁荣。 关于职位 虚拟行政助理职位是一个全职的远程角色，支持一家充满活力的数字化转型咨询公司。这个中级行政专业人员负责确保虚拟办公室的无缝运作，为顾问、项目经理和高管领导提供全面的组织和文书支持。该职位的重点是管理数字工作流程、协调跨多个时区的虚拟会议，并保持高标准的沟通和文档。虚拟行政助理在通过确保运营效率和主动支持来帮助公司的顾问交付高影响力的数字解决方案方面发挥着关键作用。 主要职责 • 管理复杂的虚拟日历，安排会议，并协调多个团队成员的预约，通常跨越国际时区。 • 组织和促进虚拟会议，包括准备议程、分发材料、管理视频会议工具（如Zoom、Microsoft Teams或Google Meet），并记录会议纪要。 • 处理大量数字通信，包括起草、校对和以专业和细致的态度回复电子邮件和内部通信。 • 维护和更新数字文件系统，确保所有文件都井然有序、易于访问，并符合数据隐私标准。 • 通过跟踪截止日期、准备状态报告和协助使用Asana、Trello或Monday.com等工具协调交付物来支持项目管理活动。 • 使用Microsoft Office套件（Word、Excel、PowerPoint）和Google Workspace应用程序准备和格式化演示文稿、报告和提案。 • 使用基于云的会计软件处理发票、费用报告和基本簿记任务。 • 进行在线研究、汇编数据，并协助准备面向客户的材料和内部文档。 • 虚拟联络客户、供应商和合作伙伴，确保及时跟进和专业沟通。 • 通过协调虚拟入职培训课程和管理对数字工具和资源的访问来协助新团队成员的入职。 所需经验和技能 • 在咨询、技术或专业服务环境中担任远程或虚拟行政助理的经验。 • 熟练使用数字生产力工具，包括Microsoft Office套件、Google Workspace和基于云的协作平台。 • 较强的组织和时间管理技能，能够在快节奏的虚拟环境中优先处理任务和管理多个截止日期。 • 优秀的英语书面和口头沟通能力，具有高度的专业性和细致的关注。 • 有协调虚拟会议和管理多个利益相关者的数字日历的经验。 • 熟悉项目管理工具（如Asana、Trello、Monday.com），并能够支持项目跟踪和报告。 • 基本了解使用QuickBooks、Xero或类似平台进行数字簿记和费用管理。 • 在处理敏感信息和客户数据时具有高度的谨慎和保密性。 • 积极主动的问题解决能力和客户服务心态，具备预见团队需求的主动性。 • 适应不断发展的数字工具，并愿意根据需要学习新技术。 资格 • 优先考虑商业管理、办公室管理或相关领域的副学士或学士学位。 • 办公室管理、虚拟协助或项目协调的认证是有利的。 • 至少2-3年的相关行政经验，其中至少1年为远程或虚拟工作经验。 • 在数字优先环境中支持多个团队成员或高管的成功记录。 工具和技术 • 生产力套件：Microsoft Office（Word、Excel、PowerPoint、Outlook）、Google Workspace（Docs、Sheets、Slides、Gmail、Calendar） • 沟通与协作：Zoom、Microsoft Teams、Google Meet、Slack • 项目管理：Asana、Trello、Monday.com • 文件管理：Dropbox、Google Drive、OneDrive • 簿记和费用：QuickBooks、Xero、Expensify • 电子签名和文档管理：DocuSign、Adobe Acrobat • 研究和数据汇编：互联网研究工具、在线调查平台 该职位提供成为前瞻性数字咨询公司重要组成部分的机会，为高影响力项目的效率和成功做出贡献。虚拟行政助理将接触到尖端的数字化转型计划，并在虚拟办公室管理方面发展高级技能，为数字业务支持领域的职业发展提供明确的路径。 申请此职位即表示您同意我们处理您的简历，并将您的个人资料存档以供考虑此职位和未来的机会。 要求：