职位目的为所有同事提供一般接待运营和行政服务。在需要时备份高级办公室助理，负责办公室维护和供应品订购。不时提供执行助理职责。
主要职能和责任：
- 每天打开接待区域，检查确保一切整洁和专业
- 迅速和专业地问候和宣布访客
- 每天遵守电话指南：迅速接听所有来电，必要时转接电话（适当时使用静音按钮），短暂休息时将电话转接，确保不会错过任何来电，晚上、周末和公共假日保持留言功能开启（必要时更改留言）
- 确保来电者不会长时间等待
- 定期更新电话名单
- 熟悉并遵守处理紧急情况的程序（并熟悉紧急号码）：紧急疏散呼叫、员工或访客的医疗紧急情况等
- 监控并处理发送到迪拜接待处和中东邮箱的所有请求
- 与人力资源部门联系，向安保部门请求新的门禁卡，保持所有信息的最新状态，并通知安保部门注销卡片
- 监督停车位的分配，并与安保部门联系激活和注销卡片
- 订购名片。以100%准确率在线填写英文和阿拉伯文的所有信息，并根据要求重新订购
- 每天维护来访者名单，并遵守来访者徽章发放流程
- 监督进出邮件/快递，检查快递发票与空运单据是否一致，并通知工资单部门有关个人交付的任何扣款
- 协调与会议室预订相关的所有事宜，并采取主动解决日程安排问题，确保会议室布置完整，并与办公室助理协调提供茶点等
- 为访客分配临时办公空间
- 监控收到的RFP（请求报价书），视为紧急情况，并确保适当转发
- 管理供应商注册，特别注意仔细遵守所有指南
- 协调出租车请求
- 支持其他部门/顾问的临时请求
- 会议订餐，与新供应商研究和协商价格
- 每天关闭接待区域，确保办公室安全和安全
- 记录访客从安保处获得的停车支票
- 根据需要更新接待手册
其他职能和责任：
- 根据需要提供执行助理支持，包括旅行请求、时间表、费用和一般行政工作
沟通技巧：
- 出色的人际交往能力；友好、专业的态度；能够有效地与各个层级的人进行互动
- 出色的电话礼仪
- 能够优雅地处理困难和愤怒的来电者
- 出色的跟进能力；准确记录信息并迅速传达
- 对来电者的请求负责；积极寻找适当的人员转接来电者
- 灵活并具有团队合作精神
技术技能：
- 熟悉微软办公套件（Word、Excel、Outlook、PowerPoint）
教育背景：
- 高中文凭，最低要求
先前经验：
- 需要2-3年前台或客户服务经验
其他要求：
- 需要会讲阿拉伯语
- 对工作时间的灵活性；能够调整时间表并在必要时加班
- 随时保持聪明、专业的形象
语言要求：
- 阿拉伯语/英语 
阿布扎比