职位需求编号：158633
成立于上世纪30年代的阿尔福塔姆集团（Al-Futtaim Group）如今是总部位于阿联酋迪拜的最多样化和进步最快的私营地区企业之一。集团分为五个运营部门：汽车、金融服务、房地产、零售和医疗保健；在中东、亚洲和非洲的20多个国家拥有超过35,000名员工，并与全球超过200个备受赞赏和创新的品牌合作。阿尔福塔姆集团的创业精神和不断关注客户使其能够继续增长和扩展，以满足我们在运营社会中的客户不断变化的需求。
通过秉持尊重、卓越、协作和诚信的价值观，阿尔福塔姆集团每天都在丰富客户的生活和愿望。
职位概述
行政助理负责管理行政/运营活动，并为汽车人力资源总监提供专业、保密和广泛的行政支持，完全了解业务领域的角色、目标和责任，全面了解集团的流程、政策和活动。此外，行政助理还兼任汽车人力资源办公室经理，确保办公室在供应、采购、差旅安排和维护方面的高效运行。
你将做什么
• 确保人力资源总监的日程安排高效管理，保持最新状态，并战略性地安排会议；根据需要向人力资源总监提供简报
• 接听和筛选来电和访客，确定优先事项，并相应地通知人力资源总监。将相关事项转介给适当的人员或提供所需信息
• 阅读和筛选收到的信函和报告；初步评估材料的重要性并组织文件；根据人力资源总监的指示将适当的材料转交给董事总经理、高级管理层和团队
• 参加人力资源管理会议，记录会议纪要，并确保及时准备和分发，并上传到汽车中央存储库。确保下次会议前相关方采取行动
• 确保每周/每月部门报告按要求日期交给人力资源总监，确保准备方按时交付
• 商务差旅安排：根据公司商务差旅政策提出差旅请求/费用报告；及时申请并获取签证，协调航班和酒店预订，接送和人力资源总监的议程
• 维护/提出办公用品的Ariba采购订单，为人力资源提供办公用品、设备或服务供应商，控制办公用品的订购，并确保始终保持所需部门水平，防止滥用
• 确保办公室的整洁和外观，确保办公室设备/维护定期进行，提出适当的IT服务请求
• 跟进新员工直接向人力资源总监汇报的资产，并获得批准，提出必要的IT服务请求，并准备好办公室隔间/工作站、门禁卡和办公用品
• 在离职员工向人力资源总监汇报之前，确保收回IT资产、公司手机、门禁和停车卡以及其他公司资产，并签署离职清算表。
成功所需的技能
• 有效的沟通和时间管理技巧。
• 具有活力、高效组织、灵活，并能够在快节奏的环境中支持跨职能协调，并具有出色的判断力。
• 能够与各级员工互动，能够在压力下工作，积极主动、高效，并具有高度的专业和保密能力。
• 个人责任感和积极性。
胜任此职的要求
• 至少具有高中/中学教育水平。最好有大学学位。
• 至少5年的行政、个人助理或办公室工作经验。
• 能够使用MS Office应用程序：Word、Excel、PowerPoint、Outlook；在Ariba Spend Management和SAP方面具备基本的IT知识。
• 能够用英语撰写电子邮件、信函和会议纪要。
我们致力于提供卓越的服务，但您的一点帮助可以确保从开始到结束的五星级候选人体验。
在您点击“申请”之前，请仔细阅读职位描述，确保您能自信地展示为什么这个机会适合您，并花时间准备一份精心制作和个性化的简历，以进一步提高您的可见性。我们的全球人才招聘团队成员都被分配到特定的业务部门，以确保我们在人才和机会之间做出最佳匹配。我们不仅考虑技能和行为的必要兼容性，还考虑候选人与我们的尊重、诚信、协作和卓越的价值观的一致性。
作为我们候选人体验承诺的一部分，我们还希望在整个申请过程中为您提供帮助。我们会尽力审查和回复每一份申请。 
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