英国政府是一个包容和重视多样性的雇主。我们重视差异，倡导平等，反对歧视，提高组织能力。我们欢迎并鼓励来自各个背景的人申请。我们不会因为残疾、种族、肤色、民族、性别认同、宗教、性取向、年龄、退伍军人身份或其他法律保护的类别而歧视。我们提倡家庭友好的灵活工作机会，只要操作和安全需要允许。职位类别1：外交、联邦和发展办公室（政策和政治角色）职位子类别1：馆务职位描述（角色和职责）1：英国驻阿布扎比/迪拜大使和高级领导团队的行政官员职位空缺，合同期限为三年。这是一份繁忙且具有挑战性的工作，位于英国政府在阿联酋的核心工作中心。它需要出色的沟通协作、客户和交付重点；强大的组织能力、谨慎和解决问题的能力；以及能够帮助塑造和改进长期改进的能力。成功的候选人将监督并提供私人办公室支持给阿布扎比的英国驻阿联酋大使（HMA）和副首席（DHM），以及迪拜的副总领事（DCG），以及私人办公室支持交叉岗位整合到包括迪拜总领事（CG）在内的高级领导团队（SLT）的所有成员。工作人员将为他们提供高水平的服务，使他们能够在使馆内外尽可能有效地履行自己的职责。执行官的角色将位于新扩大的中央行政办公室职能内，类似于在阿布扎比和迪拜的大使馆之间运作的私人办公室和秘书处。该团队提供和协调对阿联酋高级领导团队（SLT）在各种问题上的增强战略支持，包括岗位战略和领导、交付的治理和监督、外部参与和款待的协调、企业文化和变革管理、活动、访问和住所管理。所有这些对于进一步巩固我们在阿联酋的“一项使命，两个岗位”的愿景至关重要。工作人员和整个行政办公室职能负责规划和组织我们的高级领导如何利用他们的时间，并在团队之间建立联系和整合流程，以提高我们网络的外部影响力和内部交付的连贯性。在其核心，工作人员将负责有效管理和推广SLT的时间管理和外展工作，并在日程安排、简报、后勤和活动方面为所有人提供优秀的行政支持；将成为两个岗位上可见且具有吸引力的存在，推动整合和协作，并对行政办公室的成功发展做出重要贡献。成功的候选人需要能够与各方利益相关者进行广泛的接触，自信独立地领导私人办公室职能，并可能需要每周至少在其他（非主要）岗位工作两天。职责和责任：私人办公室支持监督和执行HMA、DHM和DCG日程的日常管理（由日程和行政助理提供支持），包括复杂的安排和协调所有会议、后勤、活动和涉及SLT的来访和离职。确保及时高效地回应查询和请求，接待使馆或住所的访客，并监督HMA、DHM和DCG的日常出行后勤和住宿需求。有效地管理收件箱，包括优先处理、起草、审核和发送HMA、DHM和DCG的通讯，始终保持机密。与幕僚长一起，进行战略日程管理和前瞻规划，与HMTC的私人办公室、政治部门、企业服务、住所和其他团队密切合作，计划和组织HMA、DHM和DCG在中长期内有效利用时间。在使馆团队内部传播HMA、DHM和DCG的未来日程承诺，并协调和汇总来自使馆团队的目标、与会人员和任何所需简报。监督并不断改进私人办公室的流程和政策，包括委托简报、安排简报电话、协调演讲和媒体请求、住所请求以及数字文件的实施。与高级外部利益相关者的办公室（政府部长和官员；大使；高级商业联系人）建立、维护和利用关系，以恰当地代表使馆和英国政府进行互动。根据FCDO政策，管理和监督正式函件、中央联系人数据库和礼品登记条目的流程改进。活动支持与活动和支持官员以及住所助理合作，协调在住所举办的所有会议、活动和聚会，确保按要求执行所有活动，包括更新活动日志、活动追踪表和款待预算。支持活动和支持官员以及住所助理安排住所的活动。交叉岗位整合为所有HMG团队的利益改进关键的横切面流程和系统，例如外部参与、活动和款待以及访问，支持交叉岗位的治理流程，包括前瞻性规划会议、传达议程并为董事会、委员会和论坛撰写会议记录和行动日志。积极支持SLT和幕僚长与岗位的部门、团队和PAGs合作，以在阿联酋推广我们的“一项使命，两个岗位”的愿景，并鼓励沟通、协作和整合工作方式，进一步加强我们网络的外部影响力和内部交付的连贯性。积极参与跨岗位活动和住所小组的工作，并努力发展和改进与使馆举办的活动以及住所接待的客人有关的跨岗位工作方式和流程，包括活动策略的实施。根据需要进行特殊项目，以推进公司目标和目标。将行政办公室作为最佳使馆私人办公室支持，并帮助推广明确、协作和灵活的工作方式，在整个平台上为所有合作伙伴所知。更广泛的公司活动参与使馆的紧急计划和对影响英国公民的危机的任何响应，作为SLT的助手积极参与使馆的跨部门倡议和活动。资源管理（1）日程和行政助理（AO）上述列表并非详尽无遗，工作人员将需要灵活，并根据需要承担其他临时任务，包括参与使馆的紧急计划和对危机的响应。所需的行为：做出有效决策：使用证据和知识支持准确、专业的决策和建议。仔细考虑决策的替代选择、影响和风险。沟通和影响：以明确、诚实和热情的方式传达目标和方向。尊重他人的需求、反应和意见。共同努力：与内部和外部的人建立有效的合作伙伴关系，来自各种不同背景，共享信息、资源和支持。快速交付：承担按时交付高质量结果的责任和动力。变革和改进：寻找创造有效变革的机会，提出改进的创新思路。审查工作方式，包括寻求和提供反馈。资格成功的申请人将需要获得必要的安全许可。只有特定国籍才能获得更高级别的许可。因此，候选人必须具有英国、美国、澳大利亚、加拿大、新西兰或欧盟国籍，以获得此职位所需的许可级别。必备的资格、技能和经验1理想的候选人应具备以下资格、技能和经验：在大型组织或政府机构担任高级领导的个人助理或行政助理的经验。优秀的人际交往能力。能够与各种联系人保持联系，建立有效的工作关系，并与高级员工及其联系人密切合作。优秀的计划和组织能力。能够迅速可靠地在有限的监督下工作，并能够优先处理繁重的工作量并在不损害工作质量的情况下满足截止日期。主动解决问题，提出关注事项，并了解竞争优先级的能力。能够严谨独立地工作，并在需要使用自己的主动权直接处理查询并在必要时寻求指导。在处理利益相关者时表现出礼貌和考虑。优秀的英语沟通能力，包括书面和口头表达清晰简洁的思想和信息。强大的IT技能，包括熟练使用MS Office应用程序（Outlook、Word、Excel、PowerPoint、Teams）。期望的资格、技能和经验1数据库管理的熟练掌握在活动管理方面的经验所需行为1变革和改进、做出有效决策、快速交付、沟通和影响、共同努力申请截止日期17 January 2024等级1行政官（EO）职位类型1固定期限，全职每周工作时间1 35岗位持续时间1 36个月地区1中东和北非国家/地区1阿拉伯联合酋长国地点（城市）1阿布扎比，迪拜岗位类型1英国大使馆空缺数量1 1薪资货币1AED薪资1 15,565开始日期1 1 March 2024其他福利和就业条件1工作时间和报酬：使馆致力于为这个岗位提供一个有吸引力的工作环境和报酬方案，包括每年25天的休假（按比例计算）。薪资为每月15,565阿联酋迪拉姆。此外，不支付其他津贴。此职位不支付住宿和搬迁费用。使馆周一至周五开放，从07:30至18:00。正常每周工作时间为35小时，不包括休息时间。根据操作要求和与直线经理的协议，并符合FCDO和使馆政策，可考虑灵活的工作安排。成功的候选人必须灵活处理工作，能够轻松在不同地点之间移动，并且可以随时进行一些非工作时间的工作。工作人员可能需要每周至少在其他（非主要）岗位工作两天。成功的候选人将需要将他们的签证转移到使馆的赞助下 
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