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中心协调员，跨学科数据科学与人工智能中心

阿布扎比 无个税4个月前全职 网络
15.7万 - 23.5万 / 年
NYU Abu Dhabi

NYU Abu Dhabi

职位概述 鼓励阿联酋国籍人士申请 纽约大学阿布扎比（NYUAD）寻求任命一名中心协调员，向跨学科数据科学与人工智能中心（CIDSAI）中心主任汇报。 研究中心协调员将管理研究中心的运营，并为中心主任、共同首席研究员、研究人员、博士后、学生及其他中心成员提供行政协调和支持。具体而言，此职位的人员将负责处理研究中心的日常运营，涉及与中心的行政、组织、财务和沟通流程相关的不同任务。这些活动将有所不同，重点是提供一般行政支持，以确保中心的持续和顺利运营。期望具备高度的主动性、独立行动能力，以及在没有明确指导的情况下取得成果的能力，特别是在繁忙时期能够快速高效地工作。 主要职责： 行政与运营 • 提供短期和长期规划与实施，管理研究中心的日常运营 • 为中心主任、共同首席研究员及副主任、研究人员、博士后、学生助理、本科研究员及其他NYU合作伙伴（NYU上海，NYU纽约）提供行政支持 • 与NYUAD行政单位（如财务部、后期奖励团队、学生助理部门、人力资源、网络团队、公共事务及其他NYUAD附属单位）有效合作，确保及时和有效地回应询问、截止日期及与研究中心相关的部门间问题 • 管理和协调CIDSAI空间分配和座位安排 • 协助和协调CIDSAI空间设计 • 协助寻找新的合作机会 • 为内部和外部同事提供现场支持 • 编制并协助研究所的年度报告及其他报告 • 组织和管理中心研究跟踪器，持续更新所有研究成果 • 处理RI活动和亮点 • 提交Tamkeen每月报告 • 管理和确保持续供应 • 管理房间预订 • 欢迎研究中心的来宾 • 处理学生的Handshake申请流程 • 招聘学生助理和学生研究员 • 监督招聘计划和人员配置流程 • 协调中心研究人员和博士后助理的入职流程 • 为中心研究人员和博士后助理提供IT协助和IT入职 • 为新员工提供指导和一般协助 • 为外部专业服务发放外部参与表格 • 协调中心的日历 • 提供与中心相关的旅行和餐饮支持 预算与财务管理 • 管理中心的日常财务运营，包括预算和报告（预算预测、支出），确保中心的运营及相关费用顺利进行 • 维护和管理中心的财务活动，并更新财务政策；准备费用报销；向供应商和个人付款；快速发票付款；付款表；学生付款；转账日记请求；供应商注册；CBE；ePro数据录入和PO跟进 • 为中心主任提供预算预测和支出 • 代表中心支持所有高额财务流程和批准，最高可达$3K • 管理中心的采购、P-Card及交易对账 • 提供暑期薪资预测并协调暑期薪资的支付，包括所有跟进 • 监督和协调外部参与请求及付款 沟通与外联支持 • 维护和管理中心的内部和外部沟通及公告；与外部和内部同事的中心电子邮件；动态分发列表；撰写会议记录和后续行动 • 支持新闻通讯、特色、媒体摘要等的开发 • 开发CIDSAI社交媒体活动（内容创作、设计）并管理CIDSAI社交媒体账户（Instagram、Facebook、LinkedIn、Twitter）及CIDSAI网站 • 通过不同的新闻通讯、内联网平台和电子邮件沟通，支持与NYUAD社区的外联工作 • 与公共事务部合作，识别和开发故事等 • 与网络团队合作，进行网站设计和开发 • 负责CIDSAI营销材料的购买和分发工作 活动组织 • 领导、管理并提供运营支持，包括规划和执行高质量的活动、会议、研讨会、网络研讨会、座谈会、非正式聚会、竞赛及其他与大学相关的活动，为领导、教职员工和学生提供服务 • 管理活动协调的所有方面，从请求接收、场地预订、餐饮、AV制作、品牌推广到现场支持 • 管理支持人员，如Serco、ADNH、AV及其他服务提供商，确保所请求的服务及时有效地交付，达到所需质量 • 优化和监督品牌活动及营销材料 • 为NYUAD社区及其他地区的活动提供外联和推广服务 • 主持和主持活动及研讨会 资格要求 所需教育： • 本科学位 优先教育： • 硕士学位 所需经验： • 5年高层行政经验 • 在大学环境中与高级领导、教职员工、学生、研究人员及当地研究管理专业人士打交道的经验 • 项目管理经验，包括资源规划、财务管理、变更管理及激励团队倡议 • 理解财务和预算的能力以及评估统计报告数据的能力 • 出色的英语书面和口头沟通能力 • 较强的组织能力 • 能够在初创环境中独立工作并有效地处理多项任务，包括政策和程序需要进一步发展的情况 • 能够在紧迫的截止日期内优先处理并处理多个流程和请求，注重细节 • 职业成熟度和判断力与支持领导的职责相一致，包括卓越的谨慎、出色的沟通能力以及在团队环境中具备资源充分的主动性 • 能够在一个复杂的组织结构中灵活和协作地工作，该结构包括阿布扎比的纽约大学及其他纽约大学校园 优先经验： • 在NYUAD担任行政角色的2年以上经验 • 理解NYUAD的程序和运营；熟悉NYUAD内联网和各种申请流程（外部参与、学生助理、日记条目、IT入职） • 使用大学平台（Concur、Oracle BI、E-Pro、Quick Invoice、Citi Manager、Handshake、空间预订）经验 • 在活动组织方面的经验（规划和执行高质量的活动，如会议、研讨会及其他与大学相关的活动，为领导、教职员工、学生提供服务。了解从请求接收、场地预订、餐饮、AV制作、品牌推广到现场支持的活动协调） • 在商业环境中使用社交媒体的经验：Facebook、Twitter、LinkedIn、Instagram等 • 管理和更新WordPress上的网页内容及直接邮件上的新闻通讯的经验 • 处理机密信息（例如薪水）的经验 • 人际交往能力 • 外语知识，尤其是阿拉伯语 • 基本图形设计知识 • 较强的计算机技能，包括对不同数据库的知识，如何使用、管理和设置它们 附加信息 关于NYUAD 纽约大学阿布扎比是一所授予学位的研究型大学，提供全面整合的文理科学本科课程，涵盖艺术、科学、社会科学、人文学科和工程。NYU阿布扎比、NYU纽约和NYU上海共同构成了纽约大学全球网络大学的基础，这是一个跨越六大洲的门户校园和学术中心的互联网络，使学生和教职员工在追求学术和学术活动时实现无缝的国际流动。这个全球大学代表了高等教育的变革性转变，在这个转变中，学术界的智力和创造性努力通过国际和多元文化的视角进行塑造和审视。作为阿拉伯世界的主要智力中心，NYUAD作为学术思想、高级研究、知识创造和分享的中心，通过其学术、研究和创意活动发挥着重要作用。