组织设置
航空运输局（ATB）下的航空安全与便利化（ASF）中的实施支持和发展科（安全）（ISD-SEC）负责支持国际民航组织（ICAO）成员国实施附件17——航空安全和附件9——便利化的标准和建议措施（SARPs），以及纠正主要由国际民航组织普遍安全审计计划审计发现的缺陷的纠正行动计划，以帮助他们履行航空安全义务。该科室在协调安全援助项目中促进国家、行业、国际金融机构和其他利益相关者之间的伙伴关系和其他合作协议。
ISD-SEC与全球航空培训办公室（GAT）合作，负责航空安全培训包（ASTPs）的技术开发、验证和维护，以符合国际民航组织民用航空培训政策，以及实施国际民航组织航空安全培训计划，协调国际民航组织航空安全培训中心（ASTCs）的全球网络，开发和维护与航空安全相关的研讨会，以及为国家、机场和航空公司提供的航空安全培训相关指导材料。
现任者直接向ISD-SEC主任（C/ISD-SEC）报告。
主要职责和责任
职能1（包括预期结果）
为C/ISD-SEC提供行政支持，取得如下成果：
• 接待访客，筛选、协调和安排访问C/ISD-SEC的请求。
• 根据需要，为C/ISD-SEC安排与代表团、成员国、部委和外部对口单位的代表的约会。
• 根据需要，为C/ISD-SEC准备国际民航组织行政和附属机构会议的相关文件。
• 跟踪ISD-SEC员工的休假和出差情况，并维护数据对账的电子表格。
• 接收、审核、分发和监控信件和文件，并识别复杂或敏感的信件。
• 对收到的信件和文件进行分类和分发，包括纸质和电子版。将收到的文件转交给C/ISD-SEC和/或科室相关官员，并跟进需要紧急处理的事项。
• 回应有关ISD-SEC工作的常规查询和信件，维护ISD收件箱，回复并重新分发或标记信息给科室员工，并跟踪未解决的查询。
• 开启、重新安排、关闭、转移、重新分发和维护与ISD-SEC相关的中央注册文件。
职能2（包括预期结果）
为科室的航空安全（AVSEC）援助和培训活动提供行政支持，取得如下成果：
• 跟踪所有培训和援助活动的旅行计划和审批流程。
• 维护ISD-SEC活动的各种数据库，如AVSEC培训课程结束报告和AVSEC援助任务报告、短期专家名册、参与者年度统计和质量保证反馈问卷。
• 数据录入，将短期专家和ISD年度活动计划整合到国际民航组织USAP-CMA在线框架中。
• 与文件管理和外包（DMO）科和语言与出版分部（LPB）联系，确保ISD-SEC起草的文件及时翻译、制作和分发。
• 协助组织与ISD-SEC相关的活动，如培训活动、援助活动和AVSEC小组培训工作组会议，确保及时安排并满足所有截止日期。
• 维护最终培训材料文件的版本控制，并跟踪在特定培训中分发的版本。
• 协调客户服务单位（CSU）和外部分发单位（EDU）准备和发放预付订单的航空安全培训包（ASTPs）。维护ASTP销售数据库。
• 准备并跟进短期AVSEC专家参与AVSEC培训活动和AVSEC援助项目的发布信。
• 安排AVSEC培训课程材料的印刷、分发和运输。
• 完全按照国际民航组织的规则和程序协调ISD-SEC的所有采购相关活动。
职能3（包括预期结果）
协助制作来自ISD-SEC科室的文件，取得如下成果：
• 协助准备和处理与ISD-SEC活动相关的信件、文件、函件、备忘录、国家信函、短期专家通讯等，包括准备翻译和印刷的申请。
• 审核和编辑ISD-SEC官员制作的信件和文件，以确保符合国际民航组织的程序、惯例和风格，并在内容、完整性和语法方面提供必要的意见，然后提交给C/ISD-SEC。
• 校对由ISD-SEC官员准备并需C/ISD-SEC或更高层批准的文件，以确保行政工作符合ASF、ATB和国际民航组织的惯例和程序。
• 编写、维护和更新书面行政指南、报告要求、信件标准、模板和工作安排。
• 编辑并最终确定国家信函、电子公告、备忘录、简报、演示文稿和报告，以供C/ISD-SEC批准和签署。
• 准备供理事会主席和秘书长签署的信件，确保语法正确且风格符合国际民航组织的规则和程序。
• 了解国际民航组织的法规、规则、政策和程序，并将变更通知ISD-SEC科室。
职能4（包括预期结果）
协助准备大会、理事会、航空运输委员会（ATC）和航空安全委员会（ASC）、AVSEC小组所需的ISD-SEC项目活动的工作文件和报告，取得如下成果：
• 与DD/ASF和D/ATB办公室协调，安排每次理事会会议的ISD-SEC工作文件提交时间表，以确保文件的及时发布。
• 根据需要，协助开发和起草大会、理事会、ATC和ASC的报告和工作文件。
• 对工作文件和报告进行质量审核，以确保在准确性、完整性和遵循国际民航组织程序指南方面的高质量；交叉检查参考资料的准确性，包括提供必要的研究。
• 处理C/ISD-SEC批准的工作文件和报告草稿。
• 将ISD-SEC文件提交给文件管理和外包（DMO）单位进行翻译，确保满足截止日期。
• 促进ISD-SEC对理事会年度报告和其他所需报告的高效和及时提交。
• 根据需要，与DD/ASF和D/ATB办公室协调审查工作文件和报告。
职能5（包括预期结果）
执行其他相关职责，按要求。
资格和经验
教育
基本要求
• 需要高中毕业或同等学历。
优选条件
• 优选具有办公室管理、工商管理、秘书学或相关领域的大学学习文凭（DEC）或培训或认证。
专业经验
基本要求
• 需要至少四年的行政经验。
• 需要具备使用办公自动化设备和现代软件的经验。
• 需要具备准备信件和审阅报告和演示文稿的经验。
优选条件
• 优选具备维护文件系统的经验。
• 优选具备使用SharePoint应用程序的经验。
语言
基本要求：
• 需要流利的英语阅读、写作和口语能力。
优选条件：
• 优选具备组织其他语言（阿拉伯语、中文、法语、俄语、西班牙语）的工作知识。
能力
专业精神：具备良好的行政任务知识和技能；熟练使用标准办公自动化系统和常用办公计算机应用程序；有能力有条理地处理文件；能够同时处理多项任务并在压力下快速工作。对工作和成就感到自豪；展示专业能力和对主题的掌握；在履行承诺、遵守截止日期和取得成果方面表现出良好的责任心和效率；受到专业而非个人关注的激励；在面对困难问题或挑战时表现出坚持不懈；在压力情况下保持冷静。
计划和组织：制定与商定策略一致的明确目标；识别优先活动和任务；根据需要调整优先级；为完成工作分配适当的时间和资源；在计划时预见风险并为应急情况做好准备；根据需要监控和调整计划和行动；有效利用时间。
责任心：对所有责任负责并履行承诺；在规定的时间、成本和质量标准内交付负责的成果；遵守组织的法规和规则；支持下属，提供监督并对委派的任务负责；对自己的缺点和工作单位的缺点承担个人责任（如适用）。
客户导向：将所有提供服务的对象视为“客户”，并努力从客户的角度看待问题；通过赢得客户的信任和尊重来建立和维护富有成效的合作关系；识别客户需求并将其与适当的解决方案匹配；监控客户环境内外的持续发展以保持信息畅通并预见问题；及时告知客户项目的进展或挫折；按时向客户交付产品或服务。
沟通能力：清晰有效地说话和写作；倾听他人，正确解释他人的信息并适当回应；通过提问澄清，并表现出对双向沟通的兴趣；根据受众调整语言、语气、风格和格式；在分享信息和保持信息畅通方面表现出开放性。
就业条件
请注意，这是一个本地招聘职位，仅限加拿大公民、加拿大永久居民和持有工作许可的申请人。
应注意，此职位将以固定期限的方式填补，初始期限为三年（外部候选人的第一年为试用期）。
国际民航组织工作人员是国际公务员，受秘书长的权力管辖，并可能被分配到组织内的任何活动或办公室。
国际民航组织工作人员应以符合其国际公务员身份的方式行事。在这方面，国际民航组织已将2013年国际公务员行为标准纳入国际民航组织人员指示中。
国际民航组织根据国际公务员委员会（ICSC）的政策为其员工提供有吸引力的福利待遇。
2014年1月1日后进入或重新进入服务的员工的法定退休年龄为65岁。对于外部申请人，通常只考虑那些预计能够完成任期的人。
薪酬：
级别
净基本工资
每年
G-4
CAD $43,976
