职位概要
该职位为工作区域提供运营支持，重点是数据收集、录入和定期报告的准备，以及一般办公室支持。
工作职责
- 根据指示将数据输入、更新和组织到批准的系统中，生成常规报告和摘要。
- 准备图表、表格和基本数据可视化，以确保报告的准确性和一致性。
- 协助汇总信息用于仪表板和绩效跟踪器，并标记异常情况以供审查。
- 在指导下，按照既定模板格式化和编辑演示文稿、报告和各种信函。
- 协助维护和改进工作区域内使用的流程文件、政策、SOP和工作流程。
- 保留记录、归档系统和文档，以确保可访问性和维护标准。
- 与单位级行政团队协调，以支持流程顺畅和沟通。
- 为活动、研讨会和会议提供后勤支持，包括场地协调、餐饮和文档。
- 协调会议和会议注册的旅行后勤，并汇总所有报销表格。
- 根据批准的程序处理发票、报销和采购订单；跟踪付款和后续事宜。
- 作为例行到复杂查询的第一联系人，将请求引导至适当的资源。
- 作为门卫，确保通过回复电子邮件、跟进等来优先安排单位的时间。
- 准备和分发议程和文件，并记录和转录会议记录。
- 根据需要协助跟踪零用现金和预算费用。
- 在指导下支持临时项目。
- 执行分配的其他职责。
教育背景
- 学士学位
经验
商业管理或相关领域的学士学位，具有3-5年以上相关经验。
技能
知识、技能和能力
- 强烈的细节关注和组织能力。
- 良好的沟通和客户服务技能。
- 能够在监督下处理多项任务，并在团队环境中协作工作。
- 致力于维护保密性和专业性。
- 必须精通英语和阿拉伯语的书面和口头交流。
- 熟练使用MS Office套件产品，包括Word、Excel、PowerPoint和Outlook，接触数据管理工具是一个额外的优势。
