角色描述
通过简化工作流程来支持和增强行政运营，以确保完全遵守内部政策和外部法规，并促进组织在各个层面的整体效率和效能。
责任领域
1. 行政支持与协调
为核心团队提供行政支持，确保任务的高效协调，记录的组织和更新以便于访问。
协调和安排内部和外部会议，通过确保组织各个层面的顺畅沟通与协作来对齐项目时间表和交付成果。
准备并分享全面的会议记录，以促进问责制，跟踪行动项目，并确保对关键决策的及时跟进。
协助准备和格式化报告、演示文稿和其他官方文件，以增强组织内的清晰和专业沟通。
2. 办公室管理
监控办公用品库存并在预算限制内进行采购，以保证充足的库存水平。
通过满足所有后勤要求来组织和执行组织活动和会议，以支持无缝运营并为参与者提供积极的体验。
安排并监督定期的办公室维护、维修和清洁，以确保为员工提供安全、功能齐全和专业的工作空间。
3. 文档与记录管理
在SharePoint和Phoenix CRM系统上维护和组织实体和电子记录，以确保重要文件被正确分类、归档，并在需要时可供所有员工访问。
4. 平台和系统
启用办公技术系统的实施，如模板、数据库和电子表格，以提高生产力并减少错误。
审查和跟踪客户门户的新招标、公告或更新，以识别关键机会并支持业务增长。
在Phoenix CRM系统中持续跟踪、记录和分析所有客户互动和服务相关活动，以确保准确、最新的记录，支持明智的决策和持续的服务改进。
5. 差旅与后勤准备
核实核心团队旅行文件的准确提交，以避免旅行安排的任何中断或延误。
安排旅行前后的安排，包括机场接送、酒店预订和汽车租赁，以组织无缝的旅行体验并优化团队的时间和资源使用。
6. 费用跟踪
维护公司费用的详细记录，通过跟踪行政费用的预算分配以确保准确性和合规性。
高效准确地处理差旅费用报告，以确认符合公司政策，维护财务准确性，并简化报销和记录保存。
7. 保密与谨慎
在处理敏感信息时保持最高标准的保密性和谨慎性，培养信任、诚信和专业精神，确保机密讨论得到保护，仅在需要知道的基础上共享。
通过谨慎和小心地处理敏感情况，保持对道德实践的承诺，以维护保密性，同时在每次互动中培养信任和专业精神。
8. 政策与程序
遵守财务与行政政策和程序的实施，以确保所有相关程序和立法要求得到满足。
9. 健康、安全与质量
遵守所有相关的健康、安全和质量要求，以保证员工安全和立法合规。
10. 持续改进
为识别系统、流程和实践的持续改进机会做出贡献，考虑“领先的最佳实践”、业务流程改进、成本降低和生产力提高。
沟通渠道
内部
财务与行政主管
高级管理层
行政团队
会计团队
核心团队
技术团队
外部
供应商
业务合作伙伴
旅行社
酒店
供应商
出租车司机
银行
服务提供商
投标人
客户
公共关系官
技术技能与通用能力
沟通、跟进和人际交往能力
英语和阿拉伯语熟练
能够在压力下工作
问题解决
协调能力
主动性/积极性
计划与组织
关注细节
时间管理
能够优先处理多项任务并按时完成
保密性
技术熟练 使用Microsoft Office套件（Word、Excel、PowerPoint、Outlook）、数据输入、调度工具以及可能的CRM系统的经验
基本IT知识
