职位编号：
9692
部门：
首席执行官办公室
职位类型：
全职永久
隶属关系：
非工会：管理与豁免
合同期限：
等级：
05
空缺数量：
1
薪资范围：
$76,730.22 - $92,076.26
招聘范围/工资：
$76,730.22 - $84,403.24
工作详情（天/小时）：
每周36.25小时
发布日期：
2025年6月27日
现有或新职位：
新职位
申请截止日期：
2025年7月14日
我们提供的福利
除了具有竞争力的薪资和一个能够真正带来改变的有意义的职业，我们还提供一套全面的福利套餐，以满足我们多样化员工的各种需求，包括：
• 参与包容性员工主导网络的机会，以教育、激励、放大声音、建立关系并提供发展机会；
• 最少三（3）周的带薪年假，服务年限增加；
• 四（4）天带薪个人假；
• 与OMERS的确定福利养老金计划，包括100%雇主匹配；
• 健康和牙科福利，包括在您入职时可用的健康支出账户；
• 员工及家庭援助计划；
• 产假和父母假补贴（93%的基本工资）；
• 培训和发展计划，包括每年$1500的学费报销；
• 健身会员折扣；
混合工作资格
此职位提供在混合工作安排中在家工作的机会。该安排将允许您在TCHC工作地点工作几天，其余时间在家工作。在考虑运营和服务交付要求的同时，需在TCHC工作地点工作的时间是灵活的。
带来改变
首席执行官办公室协调员是一个充满活力和回报的机会，能够与执行领导团队密切合作，对我们服务的租户产生真正的影响。如果这听起来是适合您的机会，请立即申请！
该职位向首席执行官办公室经理汇报，首席执行官办公室协调员将帮助支持首席执行官办公室的行政运营。这包括管理首席执行官的复杂日历，安排会议；并定期进行调整以适应新出现的冲突和优先事项。这还包括为首席执行官办公室提供一般行政支持，例如协调和准备执行领导团队（ELT）的每周议程和会议材料。
首席执行官办公室协调员将定期与ELT成员、当选官员办公室和其他利益相关者互动；必须具备礼仪、客户服务和政治意识。
该角色还将支持首席执行官办公室经理，规划和执行特别项目、倡议和活动。作为一个由两人组成的小团队，协调员和经理将保持首席执行官知情、得到支持，并帮助执行他/她对公司的战略愿景。
您的工作内容
日历管理
• 代表首席执行官办公室提供复杂的日历管理和调度。
• 每日审查首席执行官的日程，以识别出现的潜在冲突并进行调整，以适应新出现的优先事项，同时尊重竞争利益相关者的要求。
• 以外交和以客户服务为中心的方式与利益相关者沟通日程变更。
• 让经理知晓所有新的利益相关者会议请求。
• 有意规划和审查首席执行官的日程；优化首席执行官在混合工作环境中在城市各地不同地点的时间使用。
• 在安排会议时考虑所有要求，包括简报和准备时间、内部决策点和截止日期，同时平衡利益相关者的期望。
• 以专业的方式与内部和外部利益相关者联系；包括当选官员办公室、董事会成员、商业伙伴和TCHC的高级领导团队，以：
• 协调和安排会议
• 准备和分发会议议程
• 接收和归档机密和敏感信息
• 为首席执行官和执行团队发布截止日期和提醒
• 在需要时为外地会议或会议安排旅行。
• 了解TCHC董事会、委员会和多伦多市议会的会议和议程。
• 与TCHC内部和外部的支持人员建立并维护积极的工作关系。
一般行政
• 协调会议议程，并协助分发每周ELT会议材料，并在必要时支持会议记录
• 参加首席执行官办公室的每周会议，记录会议纪要，并协助准备议程
• 了解首席执行官办公室内的新兴优先事项，根据需要调整日常工作流程以支持团队。
• 主动监控和跟踪首席执行官办公室成员的截止日期
• 对P卡、小额现金和费用进行核对，并相应地处理批准
• 准备支票申请并按需处理付款和发票
• 监控并批准首席执行官直接下属的请假请求
• 根据需要协调办公用品订单
• 维护电子文件和记录（网络和Sharepoint），包括根据保留计划处理的机密和敏感信息。
• 根据需要为首席执行官办公室邮箱提供备份支持，审查和回复与租户和其他利益相关者的通信。
• 根据要求代表首席执行官办公室起草与外部利益相关者、TCHC员工和租户的通信。
• 执行其他分配的行政任务。
协助特别项目/活动
• 支持经理协调和管理特别项目和企业倡议，如年度联合之路筹款活动、ModernTO计划和其他临时请求，具体包括：
• 协调会议、记录会议纪要并传播行动项目
• 协助跟踪和跟进项目团队成员的行动项目
• 协助起草演示材料和报告
• 进行研究
• 作为积极的项目团队成员参与，提出新想法和建议
• 支持经理规划和执行特别活动和外部会议，包括：
• 记录RSVP并跟踪出席情况
• 议程规划
• 寻找地点和餐饮
• 代表首席执行官办公室迎接和联络TCHC员工、特邀嘉宾、租户和利益相关者
• 活动设置和拆除
• 在与各级利益相关者互动时代表和维护首席执行官办公室的诚信
• 其他分配的职责
您需要的条件
• 完成认可教育机构的高等教育学位或大专文凭。
• 5年以上作为行政或执行助理的相关经验，管理复杂日历，并与公众人物/利益相关者互动。
• 有支持政治敏感组织和/或公共（或公共相关）部门高管的经验者优先。
• 在快节奏、要求高、动态和复杂的环境中工作的经验。
• 合理的判断能力，以协调和维护高级管理行政支持服务，包括卓越的组织能力及分析判断能力，以在需要时做出决策。
• 能够识别和适应变化的优先事项
• 优秀的时间管理、多任务处理和组织技能。
• 卓越的客户服务技能和强大的人际交往能力。
• 强烈的紧迫感和使用良好判断、机智和谨慎处理高度敏感和机密信息的能力。
• 熟练使用MS 365软件套件和信息系统
• 表现出高度的专业精神和诚信
• 优秀的口头和书面沟通能力
• 强烈的政治敏感性。
• 能够与各种利益相关者合作，包括当选官员办公室、董事会、资深领导、管理层和员工
• 能够代表首席执行官办公室起草专业通信，包括电子邮件、信件和邀请函。
• 能够独立工作，主动性强，并愿意成为小团队的一部分。
• 能够在压力下良好工作并保持冷静。
• 能够偶尔在正常工作时间之外工作，例如在工作日之前/之后或周末
• 能够偶尔在多伦多市内前往TCHC建筑和其他地点
• 能够偶尔搬运箱子并协助活动设置/拆除
接下来会发生什么
一旦您申请，我们将审查您的简历，如果我们认为您的技能和经验能够使您在该角色中取得成功，我们会与您联系。如果您被选中继续，流程将包括一次或多次面试和/或评估以及背景调查。 
多伦多