مساعد إداري قسم المشتريات

الهدف من الوظيفة: مساندة مسؤول المشتريات في تنظيم العمليات الشرائية، وتوثيق المستندات، وتحديث الملفات الخاصة بالأسعار والمصاريف، بهدف تخفيف الضغط العملي وتحسين كفاءة العمل الإداري داخل القسم. المهام والمسؤوليات: • تجهيز بيانات طلبات الشراء بالتنسيق مع مسؤول المشتريات. • التواصل مع الموردين لجمع عروض الأسعار ومتابعة الطلبات إداريًا (دون اتخاذ قرارات أو تفاوض). • متابعة الفواتير وسندات الاستلام، والتأكد من توثيقها وتصنيفها حسب كل مشروع. • تنظيم سجل Excel الخاص بالمشتريات وتحديثه باستمرار وفقًا للمشروع ونوع المواد والمورد. • استخدام ملف الأسعار المشترك مع قسم التسعير لمطابقة أسعار المواد وتوثيق أي فروقات بين السعر المتوقع وسعر الشراء الفعلي. • أرشفة الفواتير والمستندات ورقيًا ضمن ملفات مرتبة لكل مشروع، مع أرشفة إلكترونية محدودة فقط للمستندات المتكررة أو الحساسة. • التنسيق مع قسم المحاسبة لضمان تسليم الفواتير والمستندات المطلوبة في الوقت المناسب. • إعداد تقرير أسبوعي مبسط يتضمن ملخص المشتريات، الفواتير، والمصاريف لكل مشروع. • المساعدة في حل المشكلات الإدارية المتعلقة بالتأخير، أو اختلاف الكميات، أو التكرار في الطلبات. Skills المؤهلات والمتطلبات: • إجادة استخدام برامج Microsoft Office، خصوصًا Excel (مستوى جيد على الأقل). • مهارات عالية في التنظيم والأرشفة. • معرفة أساسية بإجراءات المشتريات والفواتير. • انضباط في العمل، ودقة في التفاصيل، والقدرة على متابعة عدة مهام في نفس الوقت. • إتقان اللغة العربية (قراءة وكتابة وتواصل). • مستوى متوسط في اللغة الإنجليزية (لفهم عروض الأسعار والمراسلات الأساسية). ملاحظات تنظيمية: • لا تتضمن الوظيفة أي عمل ميداني أو تنقل بين المشاريع. • جميع قرارات الشراء والتفاوض تبقى ضمن صلاحيات مسؤول المشتريات.